Автор: Лана Клюева, директор компании HRS - Россия
В современном бизнесе командировки все чаще рассматриваются не как пустые расходы, а как инвестиции в развитие бизнеса, и для многих компаний расходы на бизнес-путешествия - одна из основных статей расходов. Именно эта статья обладает огромным потенциалом оптимизации затрат. С другой стороны, существует расхожая фраза, описывающая современное бизнес-сообщество: "богатые на наличные; бедные на время".
Время в бизнес-среде обретает статус одного из важнейших активов, а способность снизить временные затраты в бизнес-процессе дает множество преимуществ и компаниям, и их сотрудникам. Инструменты самостоятельного бронирования (Self Booking Tools, или сокращенно SBT) в сегменте бизнес-трэвел отвечают обеим этим потребностям - с одной стороны, позволяя снизить расходы на командировки, с другой стороны, предлагая возможности оптимизации процессов, происходящих в ходе обработки командировок сотрудников.
Согласно данным исследования, проведенного компанией Amadeus совместно с ACTE (Association of Corporate Travel Executives), использование инструментов самостоятельного бронирование позволяет компании сократить стоимость обслуживания агентством (TMC) в среднем на 25,6%, за счет снижения management fee (ежегодной стоимости обслуживания клиента агентством) и transaction fees (транзакционных платежей, взимаемых с каждого проведенного бронирования). По данным того же исследования, сокращение затрат на авиабилеты за счет использования инструментов самостоятельного бронирования составляет в среднем около 9,1% - это достигается за счет автоматизации функционала Best Buy и более четкой "визуализации" трэвел-политики и ограничений на бронирования, которые отображаются в окне бронирования SBT. В том, что касается гостиничной составляющей, интересны данные компании HRS (Hotel Reservation Service), работающей на поле бронирования гостиниц и обслуживающей более 25 000 корпоративных клиентов по всему миру. По данным исследования, проведенного HRS среди своих клиентов, использование системы позволило клиентам сократить расходы на гостиничное проживание в среднем на 14% - эта цифра достигается за счета реализации функции Best Buy, а также за счет лучших цен, представленных в HRS по сравнению с другими гостиничными поставщиками, и уникального гостиничного портфеля, недоступного на других ресурсах.
ВРЕЗ
Характерные черты SBT
* Бронирование путешествий с помощью ПК позволяет экономить время и оптимизировать процесс - например, путешественник или секретарь, бронирующий поездку, могут сразу видеть доступность мест на тот или иной рейс, наличие номеров в интересующем отеле, отпадает необходимость многосложной коммуникации с трэвел-агентством в процессе бронирования поездки. Более того, SBT позволяет тут же выписывать билет, без дополнительных временных затрат.
* Современные ресурсы удаленного управления командировками - это интуитивно понятные программы, работающие через простой доступ в интернет 24 в сутки, семь дней в неделю. Забронировать командировку можно в любое время и в любом месте, при этом простые интерфейсы позволяют сделать этот процесс легким даже для специалиста, далекого от организации и бронирования поездок.
* Подобные ресурсы позволяют активно работать с настройками в соответствии с трэвел-политикой компании; вводить ограничения на бронирование того или иного класса обслуживания и звездность номера, ограничения по сумме бронирования; внедрять автоматическую процедуру одобрения командировки и расходов по ней; загружать специальные корпоративные тарифы и подтвержденные цены, доступные для бронирования только данной компанией.
* Функция Best Buy - это гарантия предоставления лучшей цены из доступных по запросу.
* Настройки, позволяющие "запоминать" предпочтения пользователей, любые места в салоне самолета, номер карты лояльности, данные кредитной карты - все это позволяет делать бронирование быстрее и эффективней
Разделить Self Booking Tools можно на две группы - профильные и комплексные. На профильных сервисах непосредственно для поставщиков услуг специальный корпоративный доступ могут давать мировые гостиничные цепочки (Marriott, Hilton, IHG, Starwood и т.д.), компании по прокату автомобилей (Sixt, Hertz, Avis), железные дороги (например, немецкий Deutsche Bahn), авиакомпании (Lufthansa). Кабинеты отдельных поставщиков, как правило, предполагают доступ к специальным контрактным ценам корпоративного клиента и обладают ограниченным потенциалом.
Профильные сервисы также могут предоставляться консолидаторами данных услуг и представляют сильно адаптированные под корпоративного клиента версии сайтов этих поставщиков с набором встроенных функций "личного кабинета" (запоминание данных путешественников, данных кредитных карт, данных по корпоративной структуре). Пример авиапортала для российских корпоративных клиентов - сервис AnyWayAnyDay.com, позволяющий моментально искать и выписывать авиабилеты, используя данные личного кабинета, вводить корпоративную структуру по департаментам/подразделениям компании, накладывать ограничения на бронирования для тех или иных групп пользователей внутри корпоративной структуры, отслеживать историю бронирований и получать отчетность по произведенным бронированиям.
Пример гостиничного сервиса - корпоративный портал HRS, позволяющий делать бронирование номера в отеле "в три клика", реализованный в соответствие с корпоративным стилем компании (в его цветовой гамме, с размещение логотипа компании и т.д.) с встроенным двигателем бронирования отелей, адаптированным под нужды компании. Корпоративный портал предполагает внедрение внутренней корпоративной структуры компании для облегчения поиска отелей по расположению к офису/производству компании или для структурирования отчетности поездок - по подразделению или отделу, в котором работает турист, для которого была сделана бронь. В дальнейшем данная корпоративная иерархия позволяет делать детальный анализ по затратам на гостиницы, по отделам и подразделения, по направлениям поездок и затратах на каждом из этих направлений и т.д. Также, внедрение корпоративной трэвел-политики (ограничение по звездности или стоимости гостиниц, доступных для бронирования). В структуру корпоративного портала также может быть интегрирована отельная программа компании - и все контрактные цены компании в отелях будут также доступны для бронирования через систему. Также, корпоративный портал HRS предполагает доступ к специальным ценам - так называемым корпоративным скидкам, которые предоставляют более 30 000 отелей-партнеров HRS в Европе и России специально для корпоративных клиентов HRS - именно эти специальные цены обеспечивают большой процент снижения расходов на гостиницы для корпоративного клиента.
Безусловным преимуществом профильных сервисов является то, что они являются бесплатными для клиентов - их использование не предполагает никаких затрат на внедрение, транзакционных или каких-либо других платежей. Комплексность сервиса при использовании этих поставщиков может быть реализована в корпоративном интранете - едином внутреннем корпоративном портале клиента, в который интегрированы ссылки поставщиков, доступные для сотрудников, занимающихся бронированием путешествий, или всех сотрудников - что еще лучше реализует функционал самостоятельного бронирования.
Online Booking Engines (или сокращенно OBE) - это комплексные инструменты, позволяющие не только осуществлять комплексное бронирование трэвел-услуг "в одном окне" и в соответствии с установленной корпоративной трэвел-политикой, но и предлагающие дополнительный функционал ведения отчетности по командировкам (expense management system). Среди наиболее узнаваемых продуктов на этом рынке такие имена, как Amadeus e-travel, KDS (Франция), Concur (США), Cytric (Германия), Get There (SABRE) и т.д. Работать с данными продуктами можно как напрямую, заключив прямой контракт с системой, так и через свое трэвел-агентство - большинство OBE имеет обширные списки реселлеров, которые могут предлагать данный продукт своим клиентам, среди них, в частности, все ведущие мировые TMC (travel management companies), такие как American Express, CWT, BCD Travel, HRG, FCm Travel Solutions и т.д. Некоторые агентства предлагают своим клиентам OBE, которые являются их внутренней разработкой.
Основу контента данных инструментов составляют данные GDS. Также контент может быть подключатся их других ресурсов - например, гостиничный контент многих провайдеров также дополняют порталы HRS и hotel.de. Индивидуальные настройки системы также позволяют включать специфический клиентский контент (причем не только специальные корпоративные цены в отелях, но и особые условия бронирования, корпоративную иерархию, поиск по списку отелей по расположению офисов компании и т.д., загруженный как из систем GDS, так и из клиентского портала HRS). В списке дополнительных источников контента - прямые подключения к поставщикам услуг (железные дороги - Eurostar, Deutsche Bahn; Thalys и др.; аренда автомобилей - Hertz, Avis, Sixth и др.).
Среди особенностей и преимуществ использования Online Booking Engines для корпоративного пользователя можно, безусловно, выделить комплексность решений, которые позволяют бронировать все компоненты поездки в одном окне, а потом интегрировать данную информацию с системой отчетности и анализа. Первое является очевидным удобством для пользователя, так как позволяет более эффективно и быстро составлять отчетность по командировке. Второе - это инструмент, дающий трэвел-менеджерам полную статистику по всем компонентам путешествия для более четкой оптимизации трэвел-политики. Встроенные модули трэвел-менеджмента позволяют быстро и эффективно обновлять информацию по корпоративной политике: ограничения по классам бронирования, информацию по предпочитаемым или обязательным для бронирования отелям и т.д.
Использование комплексных Online Booking Engines, в отличие от предыдущей группы рассмотренных в данной статье инструментов самостоятельного бронирования, предполагает затраты со стороны клиента - это стоимость внедрения продукта, платежи за транзакции, фиксированные ежемесячные платежи по количеству обсуживаемых путешественников. Однако по сравнению с "ручным" методом работы при традиционной схеме взаимодействия с трэвел-агентством включение в процесс OBE позволяет существенно сократить расходы на обработку каждого бронирования, так как стоимость транзакции, безусловно, ниже, а также оптимизировать сам процесс осуществления бронирования.
