В наши дни трудно представить, что конференция может пройти без микрофонов, что во время презентации не будет использован проектор или даже интерактивная доска. Мы решили выяснить, какие технические устройства используют организаторы деловых мероприятий, как они относятся к технологиям ноу-хау и почему предпочитают то или иное оборудование.
Сегодня созданы сотни разных технических средств, которые можно использовать для проведения деловых мероприятий. Какие же из них наиболее популярны у профессионалов? По мнению PR-менеджера компании MaxiMICE Екатерины Гусар, существует достаточно стандартный набор: экраны, проекторы, микрофоны (радио, петлички), различные звукоусилители, разумеется, плазмы, кликер, синхронный перевод, а также свитчер (другие названия этого устройства - скаллер или матрикс) для разделения изображения на разные экраны. Руководитель отдела деловых мероприятий BtG Event Solutions DMC & PCO Галина Грухина пояснила, что всю используемую для конференций, симпозиумов, семинаров и других встреч технику можно разделить на проекционное и интерактивное оборудование (имеются в виду разные проекторы, экраны, плазменные панели, презентационные компьютеры, DVD, Blu-ray, модерационные доски); оборудование для усиления звука и аудиотрансляции (речь идет о всевозможных акустических системах, различных микрофонах); видеооборудование для записи и трансляции; решения по организации электронной регистратуры (для этого используются вебсайты, специальное программное обеспечение, в том числе электронные бейджи); системы для синхронного перевода (это необходимо для иностранных проектов); системы интерактивного голосования и оборудование для организации теле- и видеоконференцсвязи.
По словам директора отдела корпоративных мероприятий компании "Континент Экспресс" Ольги Гулибиной, большим спросом пользуется оборудование для конференц-холлов, как аудио, так и видео, и в большом проценте случаев из-за технических требований приходится обеспечивать выделенный интернет-канал.
"Специализация нашей компании - международные деловые мероприятия разного уровня, - говорит директор филиала в городе Сочи компании ООО "СинхроТел" Денис Белослюдов, - поэтому мы используем разное оборудование для синхронного перевода речи, проекционную технику для выведения презентаций, докладов, видеороликов, фильмов на различные типы экранов, проекционных стен, плазменных панелей. Если же приходится заниматься всероссийскими съездами, форумами, конференциями, техническим обеспечением выставок, то исходя из специфики мероприятия для каждого типа делового события подбирается свой набор технических средств. Так, для оснащения конгресс-площадок строятся сложные временные инженерные сети, используются километры коммутации различных типов и стандартов".
Кастинг для оборудования
Чтобы определить, какие технические средства необходимы для того или иного мероприятия, Денис Белослюдов из ООО "СинхроТел" рекомендует обратить внимание на характеристики и ограничения места проведения. С этим согласна и Екатерина Гусар из компании MaxiMICE: "Во многом решение не использовать определенное оборудование обусловлено возможностями площадки: важны вопросы освещения, размеры помещений (ведь в некоторых случаях требуется достаточно много места для воплощения технических шедевров). Немалую роль играет и бюджет проекта - то, что относится к категории ноу-хау, и стоит соответственно". Принимать во внимание условия конкретного места советует и руководитель по развитию бизнеса MICE-отдела компании FCm Travel Solutions Наталья Сидельникова: "Если речь идет о демонстрации видео или презентаций, то лучше предусмотреть плазменный экран (один или несколько). Наиболее частая ошибка - использование проекционных экранов в местах, где невозможно регулировать свет, например, в аудиториях с большими окнами или на открытых площадках".
Еще один из факторов, влияющих на выбор оборудования, - состав участников. Мероприятия могут быть разными, например, рассчитанными на гостей из российской глубинки, на пожилых людей или на лиц с ограниченными физическими возможностями - пожелания всех этих групп следует учитывать. При работе с первыми двумя, вероятно, стоит отказаться от некоторых сложных технических средств: приглашенные могут быть с ними незнакомы, и им непросто будет быстро освоить новое оборудование. Если средний возраст участников более 40 лет, то нужно позаботиться, чтобы аппаратура позволяла демонстрировать изображения ярко и крупно.
"Уровень технических средств зависит от уровня мероприятия, - полагает директор по развитию компании "Демлинк Трэвел" Ирина Карнаухова, - для российской и русскоговорящей аудитории достаточно обычных микрофонов, LCD-проекторов или компьютеров для презентаций, естественно, нужны и экраны - всё это входит в стандартный конференц-пакет. Сложнее, если аудитория международная. Здесь требуется специальное оборудование, особенно для переводов на несколько языков. В таком случае есть два варианта: использовать площадку, уже специально оборудованную, либо воспользоваться привлечением сторонней компании. Оба варианта хорошо работают и могут отличаться только по цене". Ольга Гулибина из компании "Континент Экспресс" считает, что синхронный перевод с наушниками - вещь достаточно дорогостоящая, и прибегают к нему чаще всего на статусных мероприятиях. "Наушники для перевода нужны всегда, когда присутствует иностранный спикер или гости", - высказывает мнение Наталья Сидельникова из FCm Travel Solutions. Она также отметила и еще один немаловажный фактор - число гостей тоже имеет значение. "Если количество участников превышает 25-30 человек, то лучше заказать хотя бы минимальную систему звукоусиления, ведь, когда спикера плохо слышно, впечатление от происходящего резко портится!" - утверждает Наталья.
Разумная экономия
Среди многих критериев, по которым выбирается оборудование для деловых мероприятий, на одном из первых мест стоит цена вопроса. По мнению Галины Грухиной из BtG Event Solutions DMC & PCO, отказ от того или иного оборудования, как правило, происходит из-за отсутствия бюджета клиента.
Стоит ли фирмам экономить на посредниках и проводить мероприятия без сторонней помощи? Если одни компании предпочитают полностью довериться профессионалам, то другие нередко стремятся организовывать деловые встречи своими силами. Чем же хорош каждый из этих вариантов? Обычно представители профильной компании способны довольно быстро подобрать оптимальное для вас решение, посоветовать определенное оборудование на основе своего опыта. Специалисты всегда знают множество нюансов и порекомендуют, на чем можно сэкономить. "Разные мероприятия требуют различного комплекта оборудования, - делится секретами директор филиала ООО "СинхроТел", - и в зависимости от бюджета встречи и статусности гостей практически одни и те же функции с небольшими и почти незаметными ограничениями можно реализовать разными комплектами оборудования. Например, цифровой комплект конференц-системы и синхронного перевода Bosch с возможностью отображения видеоматериалов в FullHD-качестве при более скромном бюджете можно заменить на конференц-систему и синхрон Brahler и видеопультовую, работающую на VGA-стандарте".
Второй ("самодеятельный") вариант организации встреч чаще выбирают те, кто стремится сократить расходы и готов пожертвовать сложными техническими решениями ради экономии. Такие "самостоятельные" фирмы, чтобы не переплачивать посредникам, напрямую выходят на поставщиков оборудования. Этот подход оправдывает себя, если есть постоянная необходимость проводить однотипные мероприятия, для которых требуется стандартная несложная аппаратура, а занимающиеся организацией люди хоть немного имеют представление о рынке. Однако стоит понимать, что у сотрудников, скорее всего, много прочих должностных обязанностей, они попросту не в состоянии следить за полезными новинками.
Собирать аппаратуру с миру по нитке, выбирая наиболее дешевое, неправильно, когда вы проводите заметное мероприятие и приглашаете на него много высокопоставленных гостей. Солидный уровень деловой встречи предполагает серьезное техническое обеспечение: все средства должны работать в одной системе. Как разъяснил Денис Белослюдов, форумы и конгрессы нужно оснащать несколькими комплексами оборудования - взаимосвязанными между собой, включающими в себя системы звукоусиления для залов, отображения информации для участников, телевизионной, онлайн-трансляции происходящего во время мероприятия, синхронного перевода, технической регистрации и протоколирования мероприятий, электронного голосования, освещения площадок, регистрации делегатов и участников, интерактивных информационных киосков. В процессе технической подготовки к форуму предпочтительно использовать единые технические решения. Например, оборудование Bosch позволяет с единого пульта управлять системой синхронного перевода, системой микрофонов круглого стола, купольными камерами. Системы видеоотображения информации, помимо видимых всем экранов, оснащаются сложными видеопультовыми, позволяющими работать с видеоконтентом в различном ритме, синхронизировать выдачу материалов в удобном для докладчика темпе, не создавая ограничений для сценария выступления.
Консервативный подход
Интересны ли отечественным компаниям последние технологии и самое современное оборудование или до России все новинки доходят с опозданием? Как рассказали собеседники, внедрение ноу-хау в нашей стране в основном происходит очень медленно. Директор отдела "Континент Экспресс" Ольга Гулибина поведала, что в целом, с точки зрения проведения деловых мероприятий, техническая сторона вопроса остается довольно консервативной. Как правило, деловые мероприятия очень формальны по сути, и поэтому, в отличие от ивента, где внедрение новых технологий идет семимильными шагами, эта сфера пока еще не очень ориентирована на технологические новинки. Руководитель отдела FCm Travel Solutions Наталья Сидельникова отметила, что до сих пор чаще заказывают флипчарты и маркеры, а не iРad, но главное при выборе технического обеспечения - чтобы и организаторам, и участникам работать было привычно и удобно.
Более откровенно о нелюбви к ноу-хау заявляют представители непрофильных компаний, которым приходится время от времени организовывать разные мероприятия, и они занимаются этим сами, не прибегая к услугам посредников-профессионалов. В основном эти комментаторы высказывались очень резко, но предпочитали оставаться "за кадром". Они признавались, что даже если им нужно подготовить какое-то событие высокого уровня, они будут трудиться по старинке, потому что не доверяют новой аппаратуре и не верят, что она будет бесперебойно работать, а когда им рекомендуют попробовать "последнее слово техники", воспринимают такое предложение как попытку вытянуть побольше денег. Так, просившая не сообщать ее имя сотрудница крупной компании, регулярно занимающаяся организацией различных международных дискуссий, сказала, что об использовании новинок речи вообще не идет, потому что, во-первых, несмотря на то, что их организация старается сотрудничать только с солидными поставщиками оборудования, постоянно приходится сталкиваться с разными техническими накладками. Если простенький проектор работает - то это уже большой праздник, об экспериментах речи вообще не идет. Нам лучше самим взять напрокат два примитивных прибора (второй - на случай форс-мажора), чем заплатить больше за высокотехнологичный агрегат, который подведет в самый неподходящий момент. У так называемых технических специалистов, которых нам присылают для обслуживания сложного оборудования, очень низкий уровень знаний. Любая немного нестандартная поломка прекращается в катастрофу, устранить неполадки быстро не удается. Нужно сначала научиться работать с тем, что есть, а потом уж можно будет говорить о переходе на новую технику.
Эволюция неизбежна
Однако как бы заказчики ни противились прогрессу, как бы негативно ни относились к конкретным гаджетам, но в целом постепенный переход на новую технику неизбежен. Денис Белослюдов рассказал, как идет этот процесс: "Мы закупаем и используем разное оборудование, следим за рынком, регулярно получаем информацию с профильных выставок и сами в них участвуем, а в прошлом году вступили в CRN - Congress Rental Network - всемирную организацию, созданную именно для обмена опытом и освоения новинок, которые приходят на конгрессный рынок. Мы не производим революций, плавно эволюционируем, докупая оборудование, которое дополняло бы нашу проверенную технику, и постепенно следуем за прогрессом, потому что деловые мероприятия всегда должны соответствовать времени, они не могут проводиться с использованием морально устаревшего оборудования".
Какие же технические ноу-хау используют профильные компании? Наталья Сидельникова делает вывод, что кардинальных новинок, к сожалению, пока нет, за исключением разве что системы видеоконференций, позволяющей осуществлять прямую видеосвязь с эффектом присутствия. Решение это недешевое, оно требует определенных технических условий, поэтому на данный момент используется редко. Если же говорить в целом о технологиях и спросе на них, то, конечно, всё чаще используют iРad вместо привычных ноутбуков, интерактивные доски - вместо планшетов с бумагой и светодиодные экраны - вместо проекторов. Но каждое мероприятие настолько уникально, что говорить о массовом переходе на современные технологии пока еще рано.
Из наиболее интересных новинок Ольга Гулибина из компании "Континент Экспресс" вспомнила прозрачные экраны, на которые проецируется изображение и возникает эффект голограммы, системы интерактивной регистрации и голосования, как пультовые, так и работающие при помощи бейджей и инфракрасных сканеров, информационные интерактивные доски (они удобны, если проводится мультиконтентное мероприятие), iPad и другие планшетные компьютеры, позволяющие в режиме реального времени следить за презентацией, получать информацию о спикере, делать заметки.
Галина Грухина вспомнила еще об одном ноу-хау: "Для крупных мероприятий довольно часто предлагается smart conference IT tools - создание вебсайта, который позволяет автоматизировать и заменить "энное" количество людей на этапе подготовки, реализации и закрытия делового мероприятия. Несмотря на то, что такая услуга стоит около 2 тысяч евро плюс 5-10 евро за каждого участника, в последнее время клиенты, поняв все преимущества, заказывают данную услугу все чаще и чаще".
По словам PR-менеджера MAxiMICE, постоянно появляются какие-то новые высокотехнологичные диковинки, с которыми мы с удовольствием знакомимся, посещая специальные закрытые презентации или просто выставки, тестируем и используем их в дальнейшем на бизнес-эвентах наших клиентов. К недавним примерам можно отнести 3D-маппинг (это проекция видео или иллюстраций на поверхности любого масштаба с созданием иллюзии движения демонстрируемых объектов), туманный экран (иначе "дымовой экран" - создание из микроскопических капелек воды любого изображения, причем через которое возможно пройти), PoliVizor (объемная проекция в воздухе, которую удастся "потрогать"). Также можно упомянуть про интерактивный пол и рекламных роботов, хотя они существуют уже давно, а также о медиастоле с поверхностью с тач-скрином, работающим аналогично планшетным компьютерам. Надо понимать, что мы не всегда предлагаем абсолютно всё. Использование того или иного оборудования зависит от различных факторов. Так, 3D-маппинг, туманный экран и PoliVizor требуют, в первую очередь, правильного светового решения - поражающие воображение технологии могут вызвать разочарование при невозможности достичь необходимого уровня контрастности. А вот интерактивный пол, различные тач-поверхности и роботы всегда вызывают восторг (в случае развлекательной паузы между деловыми сессиями) и повышают концентрацию внимания, помогают управлять необходимой переключаемостью (при непосредственном использовании в бизнес-программе).
Своими наблюдениями поделился и Денис Белослюдов: "Нередко запросы заказчиков ставят перед нами очень интересные задачи, для решения которых мы используем последние новинки. Всё чаще для обеспечения комфорта гостей применяются беспроводные технологии, начиная от индивидуальных приемников синхронного перевода речи, микрофонов конгресс-систем, пультов для электронного голосования и заканчивая организацией мобильной пресс-зоны с возможностью дистанционной печати с мобильных индивидуальных устройств. Используется много уникального программного обеспечения. Начали все чаще задействовать системы внутреннего телевидения, трансляции из залов проведения мероприятий. Таким образом, создается единое информационное пространство либо внутри конгрессной территории, либо организуется возможность наблюдать происходящее онлайн. Также распространяются прочие онлайн-сервисы, всё больше совещаний бизнес-партнеры посещают не лично, а довольствуются виртуальным присутствием с помощью видеоконференцсвязи. Проекционное, видеооборудование и прочие системы отображения информации на мероприятиях тоже эволюционируют. Формат передачи изображения VGA понемногу вытесняется HDMI для трансляции видеосигнала в FullHD-качестве, всё больше мероприятий оснащается именно таким оборудованием. Мы ни от чего не отказываемся, но, расширяя парк оборудования, внимательно следим за тем, чтобы все технические средства были совместимы друг с другом".
Иногда компании сознательно не используют новинки. К примеру, как сообщил директор филиала ООО "СинхроТел", они не используют интерактивные доски, дорогие редкие вещи, которые редко запрашиваются и при этом требуют уникального дорогостоящего программного обеспечения и не совместимы с прочим оборудованием.
Таким образом, мнения разделились. С одной стороны, новая техника - это технические проблемы от неумения ею пользоваться, это высокая цена и значительные дополнительные потенциальные затраты на замену несовместимого с ней оборудования. Как сказал один из опрошенных нами экспертов, новое почти всегда не сочетается со старым. Если вложился во что-то недавно созданное, выкинь всю прежнюю технику и потрать полжизни, чтобы с ней разобраться.
С другой стороны, все понимают, что за новыми технологиями - будущее и полностью отказаться от них все равно не удастся, какими бы затратными они ни были. При этом аппаратура и технологии - это всего лишь средство, а не самоцель. Как сказал Денис Белослюдов, главная функция технического оснащения площадки - дать возможность провести деловое мероприятие максимально удобными и максимально незаметными, не отвлекающими от темы докладов средствами. С этим соглашается и Наталья Сидельникова из FCm Travel Solutions: "Клиенты всегда довольны результатами работы, если техническое оборудование было правильно подобрано и работало на достижение главной цели мероприятия, если всем было комфортно. И тут уже не важно, были ли это последние технические новинки или пара стопок бумаги с маркерами".
Модный iPad
Среди разных технических приспособлений самое неоднозначное отношение вызывает, пожалуй, применение планшетных компьютеров. В последнее время стремящиеся выглядеть современно заказчики нередко обсуждают с организаторами мероприятий возможность использования iPad или его аналогов. О том, зачем они нужны, рассказала директор отдела корпоративных мероприятий компании "Континент Экспресс" Ольга Гулибина: "Планшетные компьютеры раздаются участникам. В них изначально "прошита" программа мероприятия. Соответственно, есть общий экран, на котором во время деловой части конференции транслируются все презентации (стратегически ничего не меняется), но участник конференции на планшетнике имеет возможность следить за всем происходящим, интерактивно задавать вопросы. Безусловно, важно сделать оговорку, что если группа большая, то планшетников должно быть много - это вопрос, который необходимо решать сильно заранее, поскольку не все провайдеры технически оснащены таким количеством планшетных компьютеров". Но, по мнению руководителя отдела деловых мероприятий BtG Event Solutions DMC & PCO Галины Грухиной, в реальности планшетники используются достаточно редко, в основном для презентационных проектов. "Спрос на iPad есть, - считает директор по развитию "Демлинк Трэвел" Ирина Карнаухова, - но только если запланирована и разработана специальная программа для делегатов. Зачастую нам самим приходится разрабатывать такие программы. Однозначно, что это очень оживляет аудиторию, как любой интерактивный элемент. Отзывы всегда положительные. При этом для небольших семинаров и круглых столов используются и обычные флипчарты: понятно, привычно, наглядно и позволяет отражать сам процесс обсуждения".
Иногда организаторы дают участникам возможность использовать собственные компьютеры. У нас такая практика встречается нечасто, тогда как за границей это довольно распространенное явление. Ольга Гулибина поясняет, какие трудности возникают при таком варианте: "Учитывая, что планшетник должен быть "запрограммирован" заранее, использование своей техники - более сложный процесс, но технически это возможно". Впрочем, есть и другой вариант: на зарубежных мероприятиях в последнее время принято заводить аккаунт события в социальных сетях Facebook или Twitter. Там в режиме реального времени ведется онлайн-трансляция выступлений докладчиков, слушатели могут высказывать свои мнения и задавать вопросы, на которые выступающий сразу отвечает. Учитывая, что в зале не бывает ни единого человека без собственного ноутбука, планшетника или хотя бы смартфона с возможностью выхода в Интернет, то организаторы должны позаботиться лишь о хорошо работающей сети WI-FI.
Новые гаджеты для деловых мероприятий
Наши эксперты упоминали немало технических новинок. Вам знакомо все это оборудование?
PoliVizor
Еще совсем недавно подобный прибор можно было увидеть только в фантастических фильмах о далеком будущем, и вот вам уже предлагают им воспользоваться! PoliVizor - это особая разновидность видеопроектора. Он создает объемное изображение в пространстве, транслируя его на имеющиеся в воздухе частицы влаги. Прибор мобилен, его можно быстро установить в любом помещении. Стоит учесть, что некоторые ограничения у этого гаджета все-таки есть: на улице его рекомендуется использовать только безветренными вечерами, он не любит яркий солнечный свет, сквозняки, низкие температуры.
Туманный экран (дымовой экран)
Очень хорошо привлечь внимание к любому изображению может туманный экран. Это устройство создает плоскую поверхность из мельчайших капелек воды, на ней можно демонстрировать любые ролики. Главное достоинство дымового экрана - посетители мероприятия могут проходить сквозь него.
Интерактивный пол
Презентация или доклад впечатлит зрителей гораздо больше, если вы используете интерактивный пол - цветную интерактивную проекцию высокого качества на полу, реагирующую на изменение положения ног. Находясь на таком "ковре", человек, двигаясь, управляет изображением и звуком. Главное ограничение - пол в помещении не должен быть слишком темным, иначе на него придется наклеить особое покрытие.
Медиастол
Это устройство со специальной горизонтальной поверхностью, на которую, как на экран, вы можете вывести любой мультимедийный контент. Управлять медиастолом можно с помощью технологии тач-скрин - прикасаясь к нему рукой. Устройство удобно использовать для встреч, презентаций, переговоров с небольшим количеством участников. Среди недостатков этого устройства обычно упоминают, что оно довольно дорогое и хрупкое, а так как им будут пользоваться сразу несколько человек, вероятность повредить его довольно велика.
Интерактивная доска
По сути, большой сенсорный экран - это тот же медиастол, только расположенный вертикально. Интерактивной доской можно управлять с компьютера, однако докладчику удобнее делать это касанием руки или стилуса. На сегодняшний день существует очень много разновидностей интерактивных досок: одни необходимо подключать к компьютеру, другие же могут работать автономно.
