Ежегодно в мире проходит более девяти тысяч крупных выставок. Рано или поздно перед любой компанией встает вопрос: а не пора ли задуматься об участии в одной из них? Прежде чем принять окончательное решение, узнайте, что рекомендуют эксперты.
Быть или не быть
Выставка - уникальный маркетинговый инструмент. Участие в ней помогает компании решить сразу несколько целей: расширить рынки сбыта, увеличить продажи, провести исследования спроса, проанализировать рынок. Однако участие в выставках стоит недешево. Поэтому, прежде чем принять решение, нужно взвесить все "за" и "против". По мнению Марины Корсаковой, преподавателя Московской международной высшей школы бизнеса "МИРБИС", отраслевого эксперта, неоднократно представлявшей экспонентов на различных российских выставках и форумах, для начала следует посмотреть "на историю выставки, на количество и качество участников, на соответствие участников профилю целевого клиента компании. Так происходит не всегда, смотрю на участника той или иной выставки и не могу понять, какие задачи он планирует решить именно на этой выставке, не вполне подходящей ему по профилю. Многие принимают решение об участии в выставке по принципу "Почему нет?". Это коммерчески и стратегически неверно: участие в каждой выставке следует тщательно обосновывать, отвечая самому себе на вопрос "Почему да?".
Екатерина Дударева, генеральный директор представительской компании Added Value, представляющей в России зарубежные отели и DMC и консультирующей их по вопросам участия в выставках, считает, что у многих фирм нет системы и способов обоснования участия в выставках, а также отсутствует продуманная подготовка на всех уровнях к ним: "Самая большая ошибка, на мой взгляд, "невписанность" участия в выставках в общую стратегию развития компании. Решения об участии в выставках для многих компаний тактические, а не стратегические, и это означает, что они недополучают 30-40%, а то и больше эффективности, которую выставка могла бы дать. К выставке нужно тщательно готовиться, продумать сценарий событий, происходящих на стенде, пакет раздаточных материалов. Как правило, зарубежные участники EIBTM или IMEX всегда представляют более яркое, интересное, а значит, и более "продающее" действо, чем российские компании, участники MITT или MICE-Forum. Российские компании часто сводят свою задачу на выставке к "посадить девочку, чтобы раздавала каталоги". А ведь выставка - это мощный инструмент директивного маркетинга, который не всегда используется российскими компаниями в полную силу".
В то же время неучастие в выставке большой известной компании может быть расценено партнерами как признак того, что она испытывает финансовые трудности, и негативно скажется на ее репутации.
На что же стоит обратить внимание и какую предварительную информацию о выставке стоит собрать?
История
Выбирая, в каких выставках участвовать, стоит выяснить, сколько компаний из каких государств принимали в ней участие раньше. Узнайте о том, сколько в прошлые годы было посетителей. Тут необходимо учесть, что цифры, которые указывают на своем сайте организаторы, нередко могут быть несколько преувеличены, потому или стоит сделать на это скидку, или спросить, была ли проведена аудиторская проверка. Эксперт Марина Корсакова считает, что "к хорошим показателям относятся высокий процент постоянных участников, большое количество мастер-классов, воркшопов, презентаций и тому подобных форм коммуникации".
Авторитет
Каждая выставка обладает определенным имиджем: она занимает свою нишу и привлекает некий ограниченный круг фирм. Узнайте, к какому классу относится заинтересовавшая вас выставка: она может быть международной, национальной или региональной. Какие именно компании принимали участие в этой выставке в предыдущие годы? Крупные ли это фирмы, какой репутацией они пользуются на рынке, интересно ли вам быть в их числе? По мнению менеджера Натальи Корякиной, имеющей большой опыт по организации участия в выставках разных компаний (от торгующих семенами до производящих автомобили), "не помешает послушать отзывы о выставке уже участвовавших в ней компаний". Нередко руководство экспоцентров допускает досадные просчеты, которые оборачиваются потом проблемами с подъездом машин с экспонатами или с доступом на выставку у посетителей. Обо всех таких недоразумениях лучше знать заранее. Если, судя по отзывам, такие проколы случаются регулярно, вы, вероятно, решите вообще не связываться с этой площадкой".
Продвижение
Екатерина Хохлова, на протяжении многих лет работающая PR-менеджером различных крупных издательств и неоднократно организовывавшая их участие в российских и европейских выставках, говорит, что "очень важно понять, как организаторы обычно рекламируют свою выставку: размещают ли они информацию в специализированной прессе, рекламу в транспорте, билборды в публичных местах, делают ли рассылку приглашений тем, кто посещал это мероприятие в прежние годы, ведь неразумная маркетинговая политика приводит к провалу выставки, а значит, деньги экспонентов будут выброшены в мусорное ведро".
Время и место
Проанализируйте, где и когда будет проводиться выставка. Не будет ли она совпадать по времени с аналогичной по тематике выставкой в другом регионе или стране, ведь это значительно уменьшит число иногородних посетителей. Важно и наличие транспортной инфраструктуры, от ее развитости во многом зависит и количество посетителей, и общее впечатление от выставки.
Условия участия
Разумеется, одним из основных факторов в принятии решения - участвовать в выставке или нет, будет ценовой. Обычно организаторы выставки указывают минимальный размер стенда - как правило, не меньше девяти квадратных метров. Кроме того, необходимо выяснить, какие и за что есть скидки и бонусы и что входит в цену контракта. Иногда при заказе стандартного оборудованного стенда предполагается размещение информации о компании в каталоге, иногда эта услуга оплачивается отдельно. Речь здесь идет о развернутой информации. То же самое касается интернет-размещения.
Перед выставкой
Итак, вы приняли положительное решение, и теперь начинается этап подготовки. В первую очередь нужно определить, в каком объеме вы хотите участвовать в выставке. Вариантов несколько: небольшие компании, у которых не хватает средств на полноценный стенд, могут скооперироваться с другими фирмами, к примеру, в составе делегации от своего региона или страны. Так вы сэкономите и избавитесь от многих организационных хлопот. В то же время вы окажетесь среди конкурентов, и потенциальным клиентам будет сложнее выделить именно вас.
Продумайте маркетинговую стратегию. Как будет рекламироваться ваша компания вне стенда? Вас могут просто упомянуть в каталоге или вы выкупите в нем несколько рекламных модулей. Вам могут предложить повесить баннеры при входе на экспозицию, или вы захотите стать генеральным партнером выставки, и имя вашей фирмы будет фигурировать рядом с любым упоминанием этого мероприятия. Привлечь внимание целевой аудитории к вашему стенду важно еще до начала выставки. Для этого стоит заранее разослать пригласительные письма всем потенциальным клиентам и партнерам, назначить встречи и переговоры с интересующими вас клиентами или партнерами.
Следующим шагом должна быть разработка плана мероприятий. Хотите ли вы участвовать в круглых столах и симпозиумах, которые нередко проходят в рамках выставок? Или предпочитаете провести собственные семинары для клиентов и пресс-конференции для журналистов? Время выставки ограничено, поэтому стоит заранее наметить самые важные деловые встречи и переговоры.
Запросите план павильона и решите, какую площадь вы намерены арендовать. Важно, чтобы ваш стенд находился не в самом дальнем углу, куда мало кто доходит. Если стоимость расположения сильно отличается, то многие эксперты советуют пожертвовать площадью, но не местом. При этом иногда организаторы устанавливают одинаковые цены на всё выставочное пространство, и лучшие места получают те, кто заключил договор первым.
Когда финансы ограничены, можно остановиться на небольшом "прилавке". Однако у солидной компании стенд должен выглядеть респектабельно. Необходимы общая публичная зона, куда смогут подходить посетители и где будет выставлена продукция; приватная уединенная (и хорошо бы более тихая) рабочая зона для деловых встреч; "техническая" зона для размещения невыставленных экспонатов, каталогов, сувениров, где сотрудники смогут переодеваться и хранить свои личные вещи. Узнайте у организаторов, каковы ограничения экспозиций по высоте (вероятно, вам разрешат увеличить площадь за счет сооружения второго этажа). Уточните, будет ли подведены к стенду электричество и вода (возможно, она вам потребуется для некоторых презентаций). Хорошо, если экспозиция будет отражать корпоративный стиль и запоминаться, бросаться в глаза посетителям. Среди основных ошибок в устройстве стенда наши респонденты называли отсутствие логотипа компании, слишком большое бесполезное пустое пространство на стенде, невозможность сразу понять, что где находится, недостаточная информация об экспонатах.
Если хотите проводить мероприятия для большого количества партнеров, клиентов или журналистов, подумайте, арендовать ли на время конференц-зал или сделать стенд побольше и проводить все там. Первый вариант может показаться дешевле, однако залов на всех желающих может не хватить и придется подстраиваться под жесткий чужой график. К тому же аудитории в огромных экспоцентрах расположены не всегда удобно - часть приглашенных туда может попросту не дойти. Мероприятия на своем стенде тоже придется, скорее всего, утверждать у организаторов, но у вас будет больше пространства для временных маневров.
Оформление стенда
Особо ответственно следует отнестись к тому, что, собственно, вы хотите представить на выставке. Если у вас не отобраны лучшие образцы и нет четкой концепции, на чем стоит заострять внимание, деньги будут выброшены на ветер. Вокруг окажется много конкурентов (быть может, с аналогичными продуктами), и ваш товар, если он не будет ярким и выразительным (или представлен каким-то необычным способом), затеряется среди десятков подобных и быстро сотрется из памяти посетителей. Опрошенные Business Travel экспоненты припоминали даже немало случаев, когда образцы продукции были названы неправильно или некорректно, что вызывало недоумение у всех разбирающихся в вопросе посетителей, не говоря уж о том, какой ущерб такое небрежное отношение нанесло имиджу компании.
Чем вы будете привлекать посетителей? Сотрудница швейцарской компании IMT International AG Лия Саакова, принимавшая участие в европейских и азиатских индустриальных выставках, наблюдала, как "компании заостряют внимание на своих стендах при помощи раздачи подарков, угощения и алкоголя. На это уходит немало средств и в то же время создает вокруг стенда ненужный ажиотаж (причем в толпе будет больше "коллекционеров" сувениров, случайных людей, которые вам не нужны). Презенты (они должны быть полезными, которые человек будет использовать) лучше предлагать в завершении беседы и только тем, кто действительно важен. То же самое касается и еды с напитками: не стоит превращать ваш стенд в подобие пивного бара. Гораздо лучше продумать оригинальную запоминающуюся концепцию экспозиции".
В то же время на выставках, где представляется новая продукция, эксперт Наталья Корякина рекомендует все-таки, по возможности, задуматься о раздаче пробных образцов: "На некоторых выставках расчет делается не только на партнеров-посредников, но и на частного покупателя. Благодаря тому, что люди протестируют продукцию, вы можете приобрести немало новых клиентов".
Работа на стенде
Все люди, работающие на стенде, должны уметь четко отвечать на вопросы посетителей, заостряя внимание именно на уникальных характеристиках вашей продукции. Поэтому требуется отобрать персонал заранее и уделить внимание его подготовке. Любая выставка - это огромная толпа, с которой нужно уметь общаться. Вашу компанию на стенде должны представлять не только привлекательные внешне, но и наиболее компетентные. коммуникабельные и стрессоустойчивые сотрудники. Если выставка международная, то хорошо, если представители фирмы свободно изъясняются на нескольких языках (или хотя бы на языке страны, где проводится мероприятие). В противном случае придется задуматься о привлечении переводчиков со стороны, что не всегда хорошо, так как профессиональные лингвисты часто делают досадные ошибки из-за непонимания предмета, тогда как ваши сотрудники разбираются в теме.
Сколько необходимо людей? Классическая формула - два человека на два метра стенда и по одному - на каждые два последующих метра. Однако если на стенде ведется торговля, персонала требуется чуть больше.
Сотрудников нужно подготовить прежде всего психологически. Как рассказала PR-менеджер Екатерина Хохлова, "на любую выставку попадает немало случайных людей: это и те, кто сметает все бесплатные буклеты и сувениры без разбора, и те, кто пытается своровать экспонаты или даже подсунуть фальшивые купюры (если в рамках выставки идет продажа товара). Персонал на стенде должен уметь отсеивать действительно полезных людей, приглашая их на переговоры к руководству, и избавляться от ненужных". У компаний, которые связаны с производством, на стенде обязательно должны присутствовать специалисты, которые грамотно и подробно смогут осветить самые сложные технические вопросы.
Преподаватель Школы бизнеса "МИРБИС" Марина Корсакова обращает внимание еще на один аспект подготовки персонала: "Часто менеджеры, работающие на стендах российских туроператоров, на региональных туристических выставках исключительно агрессивно общаются со студентами, будущими профессионалами туриндустрии, и это очень плохо. Почему профессиональное сообщество игнорирует задачу подготовки будущих коллег? Какой имидж профессия менеджера туристической компании приобретает в глазах студентов - потенциальных сотрудников? А ведь, с другой стороны, мы все не устаем повторять, что качественных кадров на рынке все меньше и меньше! И я искренне считаю, что коммуникация на выставках должна быть более сложна, чем раздача каталогов, целенаправленно спланирована, обращена к разным референтным группам".
Если выставка проводится в другом городе или за границей, следует узнать о местных и российских таможенных правилах: получится ли у вас без проблем ввезти ваши товары и оборудование - быть может, это противоречит законодательству. Узнайте о льготных программах страхования людей и механизмов - это не помешает и при участии в отечественных выставках, а выехать за границу без полисов вообще не удастся.
Дорогое удовольствие
Если вы решили участвовать в выставке, у вас возникнет несколько основных расходных статей. Помимо аренды площади нужно будет заплатить за монтаж и демонтаж стенда, транспортные услуги, рекламу, печать проспектов и прочего раздаточного материала, изготовление сувениров, также в смету должны войти обучение и зарплата сотрудников, оплата различных дополнительных услуг, таких как парковка и вывоз мусора.
Как рассказала эксперт Анна Бирюкова, работающая в нескольких немецких компаниях, помогающих организовать участие в выставках, "были проведены исследования, и оказалось, что расходы фирмы на участие в выставках зависят от ее специфики. Так, компании, производящие различные промышленные товары, тратят примерно 10-12% из всех средств, выделенных на маркетинг. Тогда как компаниям, оказывающим услуги, приходится тратить в среднем 25-30%, а то и больше от этого бюджета".
Конечно, общая стоимость участия зависит от класса выставки и прочих особенностей, однако, по данным Комитета немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок (AUMA), в среднем 10-15% расходов составляет арендная плата за стенд, 39% - разработка дизайна и монтаж экспозиции, 21% - заработная плата стендистов, 12% уходит на обслуживание стенда и средства связи, порядка 5% составляют эксплуатационные расходы: плата за электроэнергию, водоснабжение и подобное, 3% - транспорт и вывоз отходов. На оформление небольших стендов уходит всего 21% бюджета, тогда как на стенды площадью более 250 кв. м приходится выделять уже 46%. На небольших региональных выставках стоимость квадратного метра площади может быть выше, чем на международных выставках, проводимых в крупных экспокомплексах, зато монтаж в первом случае может обойтись дешевле.
В среднем стоимость минимального (около 9 кв. м) стенда на международной выставке составляет 2000 евро, монтаж стенда стоит от 800 евро, в итоге на самый простой стенд уходит порядка 8-10 тысяч евро. Стенды, к которым есть доступ с нескольких сторон, стоят дороже (разница в цене квадратного метра может достигать 40%).
Не стоит забывать о том, что небольшие компании могут и подзаработать на выставке. Например, как сообщила эксперт Екатерина Хохлова, любое книжное издательство рассчитывает, что большая часть выставочных расходов покроется за счет продажи книг на стенде. По мнению Лии Сааковой, не стоит сбрасывать со счетов и возможность реализовать на месте часть экспозиции, это позволит сократить транспортные расходы на обратном пути.
Нелишним будет узнать о различных программах по оказанию помощи бизнесу в вашей отрасли. Иногда часть расходов удается скомпенсировать за счет государственных субсидий или грантов различных фондов.
Рука помощи
Многие компании предпочитают все делать самостоятельно, однако при участи в крупных выставках приходится все-таки прибегать к помощи агентов. Есть фирмы, предоставляющие услуги "выставка под ключ". Они готовы взять на себя абсолютно все ваши заботы от обоснования необходимости участвовать в той или иной выставке до анализа результатов. Те, кто не хочет полностью доверяться сторонней компании, могут передать посредникам часть функций.
Эксперт Наталья Корякина полагает, что "небольшие компании стремятся на всем экономить и, как правило, все делают своими силами. Такая политика оправдывается снижением издержек, однако увеличивается количество просчетов и недоработок. Помимо этого сотрудники очень устают еще на начальном этапе, и во время выставки от них мало толку. Впрочем, руководители мелких фирм на это не обращают внимания, а зря! Они тратят много денег на подготовку, а отдача получается ничтожной. Крупные компании в основном обращаются к помощи сторонних организаций. Но прежде чем это сделать, нужно внимательно отнестись к портфолио посредника: лучше всего, если ему уже приходилось организовывать участие подобных фирм именно в этой выставке, тогда есть вероятность, что он знает специфику и имеет необходимые знакомства среди организаторов. Если же вы решили участвовать в узкопрофильной выставке и найти адекватного посредника не удалось, часть задач лучше разделить между разными сервисными компаниями, например можно воспользоваться услугами по организации доставки экспозиции, по оформлению билетов и виз сотрудникам, по выполнению монтажных работ".
Чаще всего у посредников заказывают услуги по созданию индивидуального дизайна стенда и по транспортировке: нужно очень хорошо разбираться в предмете, чтобы договорится с транспортными компаниями, рассчитать время доставки, выбрать упаковку и потом привезти все обратно.
Горячие деньки
Во время выставки нужно вести учет посетителей стенда. Это можно сделать с помощью сбора визиток или небольшого опроса, который сотрудники должны проводить с каждым, кто заинтересовался вашим предложением.
На стенде всегда должно быть достаточное количество рекламных проспектов и визиток. Идеальное решение - подготовить отдельно материалы для профессионалов, для неспециалистов и для прессы, это совершенно разные целевые аудитории с разными запросами, им нужна дифференцированная и по-разному поданная информация.
Позаботьтесь, чтобы на стенде был микрофон. По словам Екатерины Хохловой, этот прибор необходим, потому что на выставке обычно очень шумно, рядом может оказаться чрезмерно активная компания, которая будет привлекать посетителей громкой музыкой и постоянно повторяющимися рекламными речевками. Поэтому лучше запастись собственным усилительным устройством, чтобы у ваших посетителей была возможность расслышать хоть что-нибудь. Но не забудьте, что на солидных выставках время использования микрофона обычно должно быть согласовано с организаторами.
Запланировав какое-то мероприятие, расскажите людям о нем! Если вы разослали приглашения по почте, не надейтесь, что на вашем стенде будет аншлаг. Екатерина Хохлова советует "нанять несколько промоутеров, которые будут стоять у входа и раздавать приглашения. Причем делать это нужно примерно за пару часов до события, чтобы люди запланировали визит к вам. Практика показывает: если они уже решили уйти, то вряд ли вернутся". Если же вы решили организовать пресс-конференцию, сообщите журналистам действительно новые сведения: во время выставки проводится множество пресс-брифингов, и привлечь внимание можно только актуальной и интересной темой.
Выставка - это еще и прекрасный шанс познакомиться с продукцией конкурентов. Эксперт Наталья Корякина рассказала, что в ее компании всегда пользуются возможностью обойти стенды конкурентов, пообщаться с их сотрудниками, собрать их материалы, постараться оценить недостатки и достоинства их стендов, чтобы потом использовать эту информацию для участия в других выставках.
Некоторые выставки предлагают посттуры. Подумайте, не стоит дать вашим сотрудникам, которые хорошо поработали, немного отдохнуть и оплатить им небольшое путешествие?
После выставки следует подвести итоги. Нужно выяснить число посетителей, осмотревших экспозицию, подсчитать количество заключенных контрактов, проанализировать допущенные ошибки, сделать вывод о том, стоит ли участвовать в этой выставке впредь и какие расходы можно оптимизировать. Не забудьте, что приобретенные контакты нужно поддерживать. Эксперт Екатерина Дударева напоминает: "Очень важно продумать систему post-работы с посетителями. Многие вообще игнорируют систему post-работы - содержательную обработку базы посетителей. А это важно, это работает - приятный контакт, появившийся на выставке, нужно развивать в стабильное сотрудничество". Направьте всем, посетившим ваш стенд, письмо с благодарностью и выразите в нем надежду на дальнейшее взаимодействие, отправьте им все обещанные материалы, а журналистам разошлите пост-релиз.
Количество крупных выставок по отраслям
Тематика выставки Количество крупных выставок
Бизнес-услуги и торговля 760
Промышленные товары 719
Сельское хозяйство и лесная промышленность 647
Подарки и ярмарки ремесел 465
Медицина и фармацевтика 438
Строительство 423
Архитектура и проектирование выставок 402
Образование и обучение 339
Электрические и хозяйственные товары 322
Путешествия и туризм 320
Одежда 299
Автомобили 268
Драгоценные камни и ювелирные изделия 254
Железные дороги и авиация 216
Компьютеры, комплектующие и программное
обеспечение 215
Химическая промышленность 203
Продовольствие и напитки 201
Косметика и бьюти-индустрия 197
Спортивные игры и спорттовары 197
Энергосбережение и возобновляемые источники
энергии 174
Медиа и реклама 169
Упаковочные материалы 165
Бытовые товары 163
Печать и издательское дело 149
Минералы, металлы и руды 133
Текстиль, пряжа, ткани 132
Мебель 115
Товары для сада 114
Окружающая среда и управление отходами 100
Телекоммуникационные услуги и оборудование 96
Научные технологии 89
Производство, изготовление, ремонт и
техобслуживание 83
Бумага и бумажные изделия 82
Пластик и пластмассы 80
Агентства недвижимости 80
Модные аксессуары 74
Товары для дома 64
Бытовые услуги 55
Изделия из кожи 53
Аюрведа и лечение травами 52
Логистика и транспорт 51
Морские и речные суда 49
Музыкальные инструменты 39
Мясо, птица, морепродукты 38
Резина и резиновые изделия 33
Натуральные камни 27
Коммерческие поставки 19
Велосипеды и запчасти к ним 12
Источник: BizTradeShows.сom
Иерархия маркетинговых инструментов компаний
(на основе опроса 500 фирм)
Использование (по сравнению с прошлым годом) Важность (по сравнению с прошлым годом)
Собственный сайт 97% 98% (-1)
Участие в выставках 100% 84% (+1)
Прямая рассылка писем и проспектов 87% (+5) 54% (-3)
Реклама в специализированных журналах 70% (-4) 40% (-13)
Продажа и сбыт через интернет 54% (+5) 40% (-2)
PR 56% (-4) 39% (-5)
Презентации на конгрессах 45% (-5) 31% (-5)
Реклама в публичных журналах и газетах 39% (-6) 18%
Наружная реклама 33% (-7) 17% (-4)
Разнообразная (в том числе баннерная) реклама в интернете 35% (-7) 15% (-5)
Телефонный маркетинг, колл-центр 14% (-4) 12% (-1)
Социальные медиа: Facebook, Twitter и другие (новый компонент, сравнение невозможно) 17% 11%
Спонсорство 34% (-2) 10% (-2)
Реклама на радио и телевидении 7% 7% (-1)
Источник: исследование AUMA_MesseTrend 2011
Особенности выставочных тендеров
Марина Васильева, директор департамента маркетинга и деловых мероприятий ГК "Конкорд"
Профессиональные выставки стали неотъемлемой частью деловой активности в России уже довольно давно. Оно и понятно, ведь выставка - один из самых эффективных инструментов маркетинга. Чем активнее развивается бизнес, тем чаще и больше компании принимают участие в выставках по всему миру.
Выставка - это своего рода срез определенного сегмента рынка, поэтому там проще и легче всего изучить своих конкурентов и понять предпочтения клиентов. На выставке в буквальном смысле слове в режиме реального времени можно протестировать на посетителях свои новые предложения, понять, что им нравится, а что не очень, и сделать из этого соответствующие выводы. Непосредственное общение с потенциальными покупателями дает возможность установить массу личных контактов за сравнительно небольшой срок. Крупные выставки зачастую посещают первые лица компаний, уполномоченные принимать решения. Прямые личные контакты с ними порой бывают на вес золота.
Однако подготовка к участию в выставке, общение с оргкомитетами, логистика в период подготовки и проведения выставки может отнимать довольно много времени, а иногда еще и требовать специальных знаний. Видимо, поэтому все больше компаний обращаются за помощью к профессионалам.
Одним из популярных способов выбора поставщика таких услуг является тендер. Наша компания считает конкурсы и тендеры хорошим инструментом маркетинга. Мы начали участвовать в государственных тендерах по выставочной и конгрессной деятельности в 2005 году. До этого мы участвовали в конкурсах, проводимых коммерческими компаниями.
Первый государственный конкурс, в котором мы стали победителем, был конкурс по выбору выставочной организации на право подготовки российской экспозиции на Международной промышленной выставке SIMA в Сирии с частичным финансированием за счет средств федерального бюджета.
В то время конкурсы по выставочной деятельности проводило Минэкономразвития России, все они проходили по одной схеме, требования к документации были единые. В дальнейшем каждое ведомство стало проводить собственные конкурсы по выставкам и конгрессам, требования к документам значительно отличались каждый год и даже по отдельным мероприятиям. В последние годы все конкурсы публикуются на сайте www.zakupki.gov.ru, большое распространение получили аукционы, в том числе электронные, что позволяет участвовать в торгах большему количеству участников.
При участии в государственных (федеральных и муниципальных) тендерах требуется обеспечение своей конкурсной заявки в размере 10% от суммы контракта, а также в случае победы - обеспечение контракта в размере 30% от его суммы. Кроме того, авансовый платеж по контракту обычно составляет 30%, а 70% оплачивается только после сдачи отчета о мероприятии. Это могут позволить себе только крупные операторы, которые используют свои оборотные средства.
Критериями оценки конкурсных заявок являются в основном цена государственного контракта и квалификация участника конкурса. В последнее время ужесточились конкурсные требования по отбору опытных операторов, требуется подтверждение квалификации и опыта работы по предмету конкурса. В этом главная трудность для компаний, которые не имеют опыта работы по государственным контрактам. Также появляется много новых требований, которые даже опытные компании не всегда выполняют. Например, в этом году из пяти участников на конкурсе в Минпромторге четыре организации не были допущены к конкурсу, причем не только "новички", из-за неправильного или неполного оформления документации.
Тем не менее, с государственными заказчиками работать проще, чем с коммерческими организациями, так как информация о государственных конкурсах находится в открытом доступе. Процедура прозрачная, и есть возможность оспорить и обжаловать решения отборочной комиссии. Кроме того, государственные конкурсы гарантируют своевременное выполнение обязанностей заказчика по оплате.
Несмотря на трудности, мы советуем участвовать в государственных конкурсах, так как в процессе подготовки компания приобретает большой опыт, лучше изучает рынок, а в случае победы получает гарантированный заказ и новую строчку в своем портфолио.
Подготовила Полина БОЙЦОВА
