BusinessTravel №10, Ноябрь 2015 «Анатолий КУРЮМОВ. IBC - решения умом и сердцем»← Вернуться к журналу

Копенгаген. Город, где оживают идеи


Дания является одним из лидеров в области создания трендов проведения мероприятий. Именно здесь родилась инновационная система meetovation, с использованием которой любая конференция, съезд или встреча пройдут и ярче, и эффективнее.

 Место встречи

 Meeting Professionals International (MPI) выбрала Копенгаген как место проведения европейской конференции по организации встреч и мероприятий  – European Meetings & Events Conference 2016 (EMEC16). Причины такого выбора были озвучены, в частности, на пресс-конференции, проходившей в рамках пресс-тура для журналистов из разных стран, организованного компания VisitDenmark и WonderfulCopenhagen. В пресс-конференции принимали участие: Карин Крох, президент MPI Denmark Chapter, Стин Мюллер, глава Business Events Denmark, Йонас Вилструп, директор  Wonderful Copenhagen CVB, Хелле Сванеборг, глава выставок и конференций Lif, Оле Соранг, маркетинг-директор по Скандинавии  Rezidor Hotel Group.

Дания и, в частности, Копенгаген известны своей инновационностью, экологически-ответственным подходом к организации мероприятий, социальной ответственностью – давние традиции и масса интересных разработок в области проведения крупных мероприятий. Именно здесь появилось понятие «дизайна мероприятий», и местные эксперты знают, как это можно применять на практике. Более того, здесь приветствуется проведение «зеленых» и экологически-ответственных мероприятий и есть для этого все условия.

Практика показывает, что применение концепции meetovation позволяет участникам лучше достигать своих целей, больше получать от мероприятия, а также значительно повышает отдачу вложенных средств (ROI).

Среди множества отелей и конгрессных площадок организаторы EMEC16 остановили свой выбор на   Radisson Blu Scandinavia Hotel. В отеле 544 номера, то есть он единовременно сможет принять всех делегатов конгресса. В отеле целый этаж отдан под конгрессные залы разной вместимости, залы легко трансформируются и в целом могут принять до 1750 гостей. Помимо стандартных конференц-залов здесь оборудован и зал brain-box, где удобно проводить мозговые штурмы в соответствии с концепцией meetovation. Гости и участники мероприятий могут пользоваться беспроводным интернетом на всей территории отеля.

В отеле есть три ресторана, в том числе один из лучших тайских ресторанов города «Синий слон». 

Отель удобно расположен  недалеко от центра, всего в 15 минутах езды от аэропорта,  и имеет прекрасный панорамный вид на город. До отеля удобно добираться как на такси – в Копенгагене почти не бывает пробок, так и на метро – остановка в нескольких минутах ходьбы от отеля. Через дорогу расположен парк, чуть дальше – исторические кварталы города, а также легендарный район Христиания. До знаменитой гавани и ратушной площади можно дойти пешком или доехать на велосипеде. Арендовать велосипед можно прямо в отеле.

 Практические занятия

Основная идея meetovation состоит в том, что участники заседаний не должны сидеть и бесконечно слушать доклады, а делятся мыслями и идеями непосредственно во время заседания. Главным было уйти от привычной схемы односторонней коммуникации. Согласно правилам проекта все участники встречи должны быть полностью вовлечены в процесс, на каждом его этапе.

Любому практику известно, как иногда непросто бывает применить теорию, пусть даже самую интересную и хорошо продуманную, в деле. Руководствуясь принципом «не попробуешь – не узнаешь»,  компания VisitDenmark и WonderfulCopenhagen  пригласили журналистов из разных стран мира посмотреть, как применяется датская концепция организации мероприятий – meetovation на примере EMEC16.

Креативное мышление, нестандартный подход к организации, здоровая, стимулирующая мозговую деятельность еда, экологически ответственный подход – это все meetovation (от слов meeting и innovation).

Журналисты не только смотрели, но и принимали деятельное участие в подготовке, пусть условной, мероприятия. Организаторы поставили задачу: в течение трех дней  сделать презентацию Копенгагена как самого лучшего города для проведения EMEC16.

Сделать это нужно было с применением концепции meetovation. Поэтому решать задачу начали c небольшой вводной лекции и тренинга, которые провели Энн Хансен и Бо Крюгер  – эксперты в области этой концепции.

Очевидно, что для того чтобы быть успешными, любые мероприятия должны быть интересны участникам. То есть, с одной стороны, должны быть грамотно ориентированы на целевую аудиторию, а с другой  – иметь релевантную ее интересам программу. При этом должны быть очевидны цели, которые участие в том или ином мероприятии помогает достичь.

Длинные доклады уходят в прошлое. Исключение – сугубо научные конференции. В среднем взрослые люди эффективно держат внимание в течение пятнадцати минут. Дальше оно неизменно ослабевает, а следующий пик внимания наступает примерно через полчаса. Поэтому строить активность участников мероприятия нужно с таким расчетом, чтобы каждые двадцать минут менять или вид деятельности (с доклада на обсуждение, например), или по крайней мере ориентировать спикеров не затягивать выступления или включать в них интерактивные элементы.

Вовлеченность в процесс также является одним из важных элементов концепции meetovation

С одной стороны, мобильные устройства сильно ослабляют внимание аудитории, а с другой – позволяют вовлечь их в процесс, при условии, что у мероприятия есть интернет-трансляция, и участники могут оставлять комментарии и вопросы для спикеров, делать фотографии с соответствующими хештегами и участвовать в онлайн-дискуссиях.

Интересно, что, согласно последним исследованиям, обещание награды за какую-либо активность… убивает мотивацию. Людям становится неинтересен процесс, поскольку важен результат – награда. Следовательно, научиться чему-то интересному в процессе бизнес-игры, например, у них не получится.

«Дизайн мероприятий сравним с постройкой здания с последующим его превращением в уютный дом», – отметил Бо Крюгер в своей лекции.

Энн Хансен предложила участникам пресс-тура разделиться на три группы, с тем чтобы выяснить путем мини-опроса, кто что умеет, может и знает. Такие знания позволяют в будущем более эффективно распределять этапы работы над общим проектом.

В концепции meetovation большое внимание уделяется физической активности участников. Есть, например, такое упражнение, как walk and talk, в ходе которого участники, снова разделившись на группы, обсуждают какую-либо проблему на ходу. В случае с участниками пресс-тура это было обсуждение вопросов для предстоящей пресс-конференции по дороге на ужин.

Иногда несколько принципов концепции можно совместить. Так, например, вдохновение для идей можно черпать из прогулки по городу, совершая ее на велосипеде, чтобы еще больше стимулировать работу мозга. А потом еще полюбоваться Копенгагеном с воды, прокатившись на прогулочном катере по центральным каналам.

Перед тем как отправиться на велосипедную и водную прогулки по городу, участники пресс-тура были озадачены шестью пунктами, которые должны были быть в презентации. Это: песня, слоган, символ, постер, мультфильм и промо-ролик для радио. Если сначала задание казалось невыполнимым, ведь на все про все было всего несколько часов,  после тура по городу оказалось, что идей хоть отбавляй.

С песней определились сразу, ею стала Happy Фаррелла Уильямса. Ничего, кроме счастья от езды по солнечному и красивому Копенгагену, испытать невозможно.

Дальше стало понятно, что слоган и символ должны быть в единой связке. Поэтому начали с символа и практически единогласно выбрали пчелу. Тут есть несколько причин. Во-первых, пчела – существо трудолюбивое и эффективное в своем труде, а во-вторых, она и так уже ассоциируется с датской столицей благодаря проекту Bee Sustain.  В его рамках более 4,5 млн пчел живут в столице Дании, ульи стоят в Ботаническом саду. Проект по разведению пчел поддержали лидеры индустрии встреч Дании. Помимо всего прочего, ByBi является социальным проектом, позволяющим бездомным, безработным, беженцам и детям получить навыки пасечников и освоить таким образом новую профессию.

Следом за символом родился и слоган:  «Beelong EMEС16». Он основан на игре слов и смыслов,  вовлечение и принадлежность участников к мероприятию – один из основополагающих принципов концепции meetovation, belong означает «принадлежать» по-английски, а написание этого слова с двумя e отсылает к символу – пчеле (bee – пчела по-английски).

Дальше журналисты снова разделились на группы, чтобы придумать и нарисовать мультфильм, сделать постер и записать ролик для радио.

Постер представлял собой слово Копенгаген, написанное вертикально, где на каждую букву в названии города было дано понятие, так или иначе связанное с концепцией meetovation.

Главной героиней мультфильма стала пчела Белла (Bella Bee), которая прилетела в столицу Дании организовывать EMEC16. Передвигалась по городу она на велосипеде, да, в Копенгагене даже пчелы умеют ездить на велосипеде,  в корзинке у нее были все необходимые элементы для организации мероприятия  в стиле meetovation. Заканчивался мультфильм тем, что пчела Белла была окружена воодушевленными, заинтересованными, полными идей участниками EMEC16.

Аудиоролик для радио был записан с помощью обыкновенного планшета.

Следующим утром, после небольшой репетиции, команда журналистов с блеском представила свою презентацию комиссии, в которую вошли:  Метте Фискер, глава Conference Care,  ларс Бличер Хансен, главный редактор журнала Mшder & Events Magazine и Инга Мерет Энгборг, главный консультант по выставкам и конференциям – Radisson Blu Scandinavia Hotel Copenhagen. Заявка получила полное одобрение и была принята.

Пища для ума

Brain food, то есть еда, позволяющая мозгу работать эффективнее, также является одним из важных элементов концепции  meetovation. Блюда только из натуральных местных продуктов, приготовленные так, чтобы их можно было съесть быстро и быть сытым долго,  шоколадные кексы, батончики с орехами, фермерские фрукты, ягоды и овощи– это все  brain food.

Как правило, мероприятия, организованные в соответствии с концепцией meetovation, предлагают участникам именно такую форму питания.

Однако вечером стоит уделить внимание нескольким интересным  датским ресторанам.

Строго говоря,  Copenhagen  Street  Food – не совсем ресторан. Вернее, даже совсем не ресторан… Copenhagen  Street  Food располагается в одном из старых доков в порту, в районе Paper Island. Здесь соединились сразу две идеи – повторного использования материалов в оформлении помещения и фургонов с едой и экологически чистых, фермерских продуктов. В нем стоят несколько десятков фургончиков  с самой разной и очень вкусной едой – кубинской, мексиканской, итальянской, японской, китайской, датской и других кухонь мира.  Вся еда экологическая чистая, сделанная из натуральных продуктов. Участникам проекта важно, чтобы все готовилось из местных продуктов, чтобы ингредиенты для блюд  не подвергались долгой транспортировке. «Натурально, честно и эстетично» – вот девиз этого проекта. Еда есть на любой кошелек: и совсем дешевая, и подороже. Здесь можно расплачиваться как наличными и картой, так и специальными фишками, номиналом по 25 датских крон. Это удобно, если пришла большая группа, и каждый хочет выбрать  что-то по вкусу. Кофе-бар открывается обычно в 10 утра, а вагончики с едой – в 12, а закрываются в 21 или 22 часа. После 22 часов открыты только бары, но – до последнего клиента.

Это очень хорошее место для  того, чтобы почувствовать атмосферу «зеленой столицы», пообщаться и вкусно поесть. Кроме того, здесь периодически проходят разного рода мероприятия. Так, именно здесь состоится приветственный гала-ужин для делегатов EMEC16

Другое, не менее интересное место в городе,  – ресторан Toldboden. Он был открыт шесть лет назад как экологически чистая площадка, где практически все  – от мебели до светильников – сделано из переработанных материалов, а на стол подают только натуральные продукты. Это место очень популярно и как площадка для мероприятий, и как ночной клуб. Ресторан расположен в живописном месте, на берегу канала, иногда из его окон бывает видна королевская яхта. А летом каждый вторник здесь проходит выставка старинных автомобилей. Ресторан Toldboden станет местом встреч делегатов EMEC16.