Применимы ли принципы организации делового мероприятия к организации научного? Что принципиально отличает организацию научной конференции от обычной? Какие площадки в Москве лучше всего подходят для этого и какие крупные научные конгрессы город примет в ближайшем будущем, мы обсудили с ведущими экспертами отрасли.
В актовом зале
С одной стороны, проводить научную конференцию проще и логичнее всего в профильном исследовательском институте. И действительно зачастую научные конгрессы проходят в помещениях вузов или академий, ставших их инициаторами. Но это – отнюдь не единственный вариант площадки. Ведь совсем не везде есть соответствующие мощности, возможности и помещения. Особенно если речь идет о многолюдных международных мероприятиях.
«В России количество подобных мероприятий заметно возросло, и их посещение сейчас более доступно. Во многих регионах страны уже есть хорошо оборудованные площадки для проведения подобных мероприятий, но пока сохраняются сложности технического характера. Например, не всегда в регионах можно найти все необходимое техническое оборудование и приходится его доставлять из Москвы или Санкт-Петербурга», – рассказывает руководитель отдела продаж и развития бизнеса MICE-департамента Continent Express Наталья Андреева.
По ее словам, есть сложности с онлайн-ресурсами: на многие конгрессы внутри РФ нет возможности групповой регистрации участников, необходимо регистрировать по одному человеку, при этом каждого из участников необходимо заводить под отдельным электронным адресом. Как правило, на зарубежные конгрессы всегда есть возможность регистрации людей группой с возможностью загрузки списка участников. Также спикер отмечает слабую информационную поддержку участников во время конгресса.
В случае с такого рода мероприятиями выбор места проведения напрямую зависит от его содержания. Если в программе заявлены разного рода опыты, демонстрации научных достижений, требующие лабораторных условий, имеет смысл действительно встречаться на территории научного института.
Если же программа предполагает просто обсуждение, доклады и презентации, конгресс вполне можно провести на привычных площадках. Зачастую в дополнение к собственно конференции организаторам требуется дополнительное пространство, чтобы сделать там выставку и провести отдельные тематические сессии.
«Традиционно площадки для форума требуют наличие большого зала для пленарных заседаний, желательно амфитеатром и с встроенными столиками для работы. Таких залов немного, это залы Конгресс-центра ЦМТ, ВЦ «Крокус Экспо», «Президент-отеля». В последнее время есть возможность использовать под конгрессы площадки технопарков, расположенных на территориях бывших заводов (Технополис «Москва», «Слава», ВТИ), а также Гиперкуб в Сколково», – рассказывает директор департамента маркетинга ГК «Конкорд» Марина Васильева.
Разумеется, площадка зависит и от масштаба мероприятия, и от темы, и даже от заказчика. По словам экспертов, в случае, если инициатором конференции является фармацевтическая компания, то, как правило, регионом ее проведения выбирается тот, где больше всего представителей.
Если это медицинский конгресс, то с большой долей вероятности он будет многолюдным. Стало быть, под него нужна площадка, способная вместить большое количество участников без ущерба для их комфорта. Наличие в них качественной современной аудио- и видеоаппаратуры само собой разумеется.
Еще один важный аспект, кстати, не только для научных, а в целом для всех крупных мероприятий, наличие внятной, удобной и понятной всем участникам логистики как по площадке, так и до нее.
«Конгрессы все чаще проводятся в специализированных конгрессно-выставочных центрах либо отелях, так как эти площадки максимально комфортны для таких мероприятий: есть много отдельных помещений, возможность установки любого технического оборудования и организации кейтерингового обслуживания. Есть практика проведения конгрессов в специализированных учреждениях, таких как больницы и научные центры, но это чаще всего обусловлено необходимостью презентации стационарного оборудования», – отмечает Наталья Андреева.
На грани фантастики
Помимо стандартного набора оборудования – света, звука, интернета, флип-чартов, видеопроекторов, научные конгрессы часто требуют дополнительной техники. А как иначе демонстрировать инновационные решения или научные открытия?
Техническое оснащение зала должно быть таким, чтобы без проблем и сбоев демонстрировать и звук, и картинку, и спецэффекты. Оборудование для синхронного перевода и 3D-проекторы требуются очень часто.
Например, если речь идет о медицинском конгрессе, то в программе с большой долей вероятности будет наглядный разбор клинических случаев на экране, онлайн-консультации, лекции, трансляции из операционных в конференц-залы.
По словам Марины Васильевой, за последние два года уменьшились запросы на большие, многочисленные мероприятия, более популярный формат – конференции с видеотрансляцией для тех, кто не может приехать.
Наталья Андреева отмечает, что требования к площадкам, на которых будут проходить, например, фармацевтические конгрессы, постоянно растут, это обусловлено активным развитием рынка фармацевтической индустрии. Фокус мероприятия на инновациях и новых технологиях поднимает планку требований к технической оснащенности площадки. Сейчас востребован 3D mapping, который позволяет провести презентацию в новом виде и формате, а также всевозможные IT-технологии для проведения регистрации, анкетирования, сбора и анализа данных.
Главное – люди
Место встречи, его оснащение, логистика, снабжение – вещи, безусловно, важные, но все теряет смысл, если в конгрессе нет главного – научной программы. Причем такой, которая бы отвечала последним научным трендам. И, разумеется, докладчики.
Как правило, их отбором и приглашением занимаются научный и программный комитеты конгресса. Также в их обязанности входит распределение докладов на сессии, сбор тезисов всех выступлений. Такая работа требует тщательного и заблаговременного планирования, а тезисы отобранных докладов обычно публикуются на сайте мероприятия.
«Особенность научных форумов для оператора в том, что подготовка их требует тесного взаимодействия с научным или программным комитетом форума. Требуется согласование программ пленарных заседаний, секций, панельных дискуссий, семинаров. Необходимы профессиональные профильные эксперты для отбора докладов на секции и в сборник публикаций», – рассказывает Марина Васильева.
Кстати, о сайте. Он должен быть сделан таким образом, чтобы каждый желающий мог зарегистрироваться на конгресс, получить всю необходимую информацию о нем, познакомиться с новостями отрасли, которой будет посвящено мероприятие, а также воспользоваться дополнительными услугами, например, забронировать билет или отель. Не менее важна функция приема платежей по кредитным картам или получения счета с сайта регистрации. Учитывая количество людей, выходящий в интернет с помощью мобильных устройств, желательно, чтобы сайт имел адекватную мобильную версию.
Решающее значение в успехе мероприятия имеет пул спикеров, приглашенный к выступлению. Чем авторитетнее спикер, тем большую аудиторию он соберет. В любой отрасли есть свои «звезды», и если в и без того интересную программу включен один или несколько таких спикеров, особенно если они редко принимают участие в крупных отраслевых мероприятиях, – успех практически гарантирован.
Особенность программ такого рода мероприятий еще и в том, что разные интересные доклады включены в параллельные сессии. Для организатора это означает необходимость бронировать много залов с оборудованием на одно и то же время. А также организацию постерной сессии в холлах. Это нужно для того, чтобы участники во время перерывов выступили с презентациями своих докладов. Обычно для постерных сессий требуется дополнительное мультимедийное оборудование.
Качественно организовать конгресс, опираясь только на регистрационные взносы, крайне сложно. Тем более сложно на эти самые взносы привести на мероприятие «звезд». Иногда крупные международные научные мероприятия имеют государственное бюджетное финансирование. Иногда необходимо привлечение дополнительных средств помимо бюджета основной организации, и тогда без поддержки партнеров не обойтись.
В Москву, в Москву – работать, работать и еще раз работать!
Привлечение крупных научных конгрессов – одна из задач, стоящих перед коонгресс-бюро любого города. О том, как с ней справляется конгрессно-выставочное бюро г. Москвы нашему журналу рассказывает его генеральный директор Татьяна Анисимова.
Эффект для города
Научные мероприятия дают как имиджевый, так и экономический эффект.
Выбор города в качестве площадки для статусного международного события с большой долей вероятности ведет к увеличению количества мероприятий в будущем.
Помимо этого, у проведения значимых научных мероприятий есть отложенный эффект и для бизнеса, и для экономики в целом. Доступность информации о мировых достижениях для российских специалистов при проведении конференций высокого уровня в Москве – это колоссальная ценность для науки, так как научные разработки в перспективе трех, пяти или десяти лет будут интегрированы в бизнес, в развитие российской экономики, промышленности, медицины, технологий. Это стратегически важно.
Понимая необходимость расчета экономического эффекта от проведения конгрессных мероприятий, в том числе доходов города, конгрессно-выставочное бюро г. Москвы провело исследование по оценке материального эффекта от проведения пяти крупных конгрессов в Москве. Были подсчитаны расходы делегатов, произведенные в период проведения конгрессов. Оказалось, что в среднем российский участник в сутки тратит 15 862 руб., иностранный – 22 715 руб.
Таким образом, привлеченный в Москву Европейский психологический конгресс 2019 года, при условии прогнозируемой посещаемости в 5000 делегатов, способен принести городу более 385 млн руб. в качестве расходов делегатов. Очевидно, что влияние мероприятий на экономику колоссальное. А если рассматривать контракты, которые заключаются по итогам проведения мероприятий, то, конечно, общий экономический эффект от проведения конгрессных мероприятий будет еще значительнее. Как известно, в рамках крупных научных конгрессов проходят профильные выставки, которые во многом способствуют заключению реальных контрактов на поставку медицинского оборудования или на проведение различных исследований.
Более того, если говорить о ротируемых международных научных мероприятиях, т. е. о таких, которые каждый год проводятся в различных городах, то они приносят дестинации значительный доход, так как бюджет только одного такого конгрессного события, собирающего порядка 3000 делегатов, по правилам многих международных ассоциаций должен составлять не менее 5 млн евро. Этим фактором во многом объясняется наличие конкурса городов на право проведения таких мероприятий, в которых совместно с профильными деловыми или научными сообществами участвуют конгресс-бюро различных дестинаций.
